Whistleblower-Bestimmungen für Saeby Fish Canners Ltd.

Saeby Fish Canners Ltd. fördert eine offene Unternehmenskultur, in der jeder Einzelne vermutete Unregelmäßigkeiten oder ein vermutetes rechtswidriges Verhalten ungehindert melden kann.

Die Mitarbeiter, das Management, die Mitglieder des Direktoriums, Kunden, Zuwendungsempfänger, Partner und Interessenträger von Saeby Fish Canners Ltd. sind daher in das Whistleblower-System eingebunden.

Über das System können Mitarbeiter anonym Fälle melden, in denen ein Verdacht schwerwiegender oder verwerflicher Umstände oder Rechtsverstöße vorliegt. Das System stellt sicher, dass derartige Meldungen ernst genommen werden, und versichert der Person, die in gutem Glauben einen schwerwiegenden Verdacht meldet, dass sie vor Vergeltung u. ä. geschützt wird.

Welche Umstände können gemeldet werden?

Das System darf nur genutzt werden, um rechtswidriges oder fahrlässiges Verhalten sowie andere ernste und sensible Angelegenheiten zu melden.

Der Zweck des Whistleblower-Systems besteht darin, es Mitarbeitern und Interessenträgern von Saeby Fish Canners Ltd. leichter zu machen:

  • illegale oder kritisierbare Situationen anzusprechen;
  • Personen zu schützen, die das Whistleblower-System nutzen;
  • Fehler und Fahrlässigkeiten zu erkennen.

Das Whistleblower-System ergänzt die direkte und tägliche interne Kommunikation in Bezug auf Fehler, unzufriedenstellende Situationen u. ä. bei Saeby Fish Canners Ltd.. Probleme sollten daher zunächst etwa direkt beim Vorgesetzten des Mitarbeiters, Mitarbeitervertreter oder Management angesprochen werden.

Umstände, die gemeldet werden können, sind beispielsweise begründete Verdachtsmomente, die Folgendes betreffen:

Betrug/Wirtschaftskriminalität

  • Wirtschaftskriminalität wie Veruntreuung, Bestechung, Betrug, Fälschung und Diebstahl von Waren und Lagerbeständen u. ä.
  • Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung und Abschlussprüfung
  • Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht (Preisgestaltung, Austausch kurssensibler Informationen)

Lebensmittelsicherheit

  • Umstände, die negative Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit, Produktintegrität, Qualität oder Rechtmäßigkeit haben

Produktion im Allgemeinen

  • Vorlage fehlerhafter oder irreführender Informationen bei den Behörden
  • Ernsthafte Bedrohungen der Umwelt und Sicherheit

Arbeitskräfte

  • Physische Gewalt, sexueller Missbrauch und Gesundheit

Es wird angenommen, dass einer individuellen Whistleblower-Meldung ein Nachweis oder ein Verdacht zugrunde liegt, dass eine der oben genannten Verstöße begangen wurde.

Probleme im Zusammenhang mit der Beschäftigung eines einzelnen Mitarbeiters wie Arbeitsversäumnis, Konflikte am Arbeitsplatz, Rauchen, Alkoholkonsum, Kleidung, Gehalt usw. sowie nicht schwerwiegende Angelegenheiten sind nicht über das Whistleblowerportal zu melden, sondern sollten bei einem Vorgesetzten, der Personalabteilung, der Mitarbeitervertretung o. ä. angesprochen werden.

Nach Möglichkeit sind der Meldung relevante Unterlagen in elektronischer Form beizufügen.

Wie erfolgt die Meldung über das Whistleblower-System?

Meldungen sind elektronisch einzureichen. Hierfür ist ein Online-Fragebogen auszufüllen und einzusenden, der hier abrufbar ist: https://Saeby.whistleportal.net.

Es ist nicht möglich, eine Meldung in anderer Form abzugeben. Meldungen enthalten in der Regel vertrauliche Informationen, die nicht unverschlüsselt über das offene Internet versendet werden dürfen. Meldungen können in dänischer oder englischer Form eingesendet werden.

A/S Sæby Fiske-Industri toleriert keine Form der Vergeltung oder Bestrafung von Personen, die in gutem Glauben eine Meldung machen oder Saeby Fish Canners Ltd. bei der Ermittlung von Verstößen im Einklang mit den Whistleblower-Bestimmungen unterstützen. A/S Sæby Fiske-Industri erlaubt keine Sanktionen, die den Whistleblower schädigen könnten.

Eine bösgläubige Meldung über das Whistleblower-System mit der Absicht, andere Mitarbeiter zu schikanieren oder zu schädigen, wird unter Strafte gestellt und kann arbeitsrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Wie werden Meldungen behandelt?

Alle Informationen werden vertraulich und diskret behandelt.

Bei anonymer Meldung sollte die meldende Person keinerlei Kontaktinformationen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.) angeben und alle Metadaten aus den beigefügten Dokumenten streichen, wie etwa Namen, die anonym bleiben sollen. Die meldende Person sollte keine Informationen angeben, die Rückschlüsse auf ihre Identität zulassen.

Sollte eine Untersuchung von einer externen Stelle, z. B. der Polizei, durchgeführt werden, ist Saeby Fish Canners Ltd. gegebenenfalls gezwungen, die Identität der meldenden Person preiszugeben, sofern diese Saeby Fish Canners Ltd. bekannt ist.

Wenn die Informationen über ein Netzwerk von Saeby Fish Canners Ltd. oder ein anderes überwachtes Netzwerk gemeldet werden, können Besuche im Whistleblowerportal im Rahmen der routinemäßigen Protokollierung der Benutzeraktivitäten intern aufgezeichnet werden. Dieses Risiko kann umgangen werden, indem die Webadresse in einem Browser auf einem öffentlichen oder eigenen privaten Computer eingegeben wird, der nicht mit einem überwachten Netzwerk verbunden ist.

Das Whistleblowerportal soll die Speicherung von Informationen bei Besuchen und der Nutzung des Portals verhindern oder einschränken. Das Whistleblowerportal unterstützt die Nutzung des TOR-Browsers, der bei einem Besuch im Whistleblowerportal den höchstmöglichen Grad an Anonymität bietet.  https://www.torproject.org/download

Die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft BDO wurde von Saeby Fish Canners Ltd. als Datenverarbeiter eingesetzt. BDO stellt das Whistleblowerportal bereit und verwaltet dieses.

Auf die über das Whistleblowerportal eingereichten Meldungen greift eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern von BDO zu, die mit dem Empfang und der Registrierung von Meldungen und mit ihrer Weiterleitung an das Management von Saeby Fish Canners Ltd. betraut wurden. Wenn sich die Meldung auf das Management von Saeby Fish Canners Ltd. bezieht, wird sie an den Vorsitzenden von Saeby Fish Canners Ltd. weitergeleitet.

Im Rahmen einer ersten Prüfung der Meldung wird beurteilt, ob sie unter das Whistleblower-System fällt, ob die Angelegenheit weiter geprüft werden sollte oder ob die Meldung als offensichtlich unbegründet eingestuft werden kann (dies wäre beispielsweise der Fall, wenn die Meldung von einer Person eingereicht wurde, für die dieses Whistleblower-System nicht gilt, oder Probleme in Verbindung mit einer solchen Person betrifft).

Wenn die Behauptungen in der Meldung nicht unmittelbar ausgeräumt werden können, wird eine Untersuchung der Angelegenheit eingeleitet. Bei der Untersuchung kann bei Bedarf auf externe Unterstützung zurückgegriffen werden, z. B. durch Rechtsberater oder andere Arten von Beratern.

Wie werden personenbezogene Daten behandelt?

Sämtliche Vorgänge der Verarbeitung personenbezogener Daten, die in Verbindung mit einer Whistleblower-Meldung vorgelegt werden, (einschließlich der Erhebung, Speicherung und Weitergabe) unterliegen den geltenden Datenschutzvorschriften.

Saeby Fish Canners Ltd. hat reale und legitime Gründe für die Verarbeitung der in einer Meldung angegebenen personenbezogenen Daten und die Verarbeitung gilt gegenüber den Interessen der Person, auf die sich die Daten beziehen, als vorrangig. Die Verarbeitung erfolgt daher auf der Grundlage des Grundsatzes der Wahrung der berechtigen Interessen in Artikel 6 (1) (f) DSGVO.

Wie werden gemeldete Fälle behandelt?

Eine Person, die eine Whistleblower-Meldung anonym abgibt, kann ihren Status mittels eines 16-stelligen Codes nachverfolgen, der nach Einreichung der Meldung über das Whistleblowerportal angezeigt wird.

Eine Person, die eine Whistleblower-Meldung einreicht, kann anschließend über den 16-stelligen Code anonym mit BDO kommunizieren. Der Kommunikationskanal wird für die Bestätigung des Eingangs der Meldung verwendet und bietet der meldenden Person die Möglichkeit, zusätzliche Fragen zu stellen, ohne ihre Identität preisgeben zu müssen. Dies trägt zur Sicherstellung bei, dass ausreichende Informationen zur Verfügung stehen, um die in der Meldung vorgebrachten Behauptungen beurteilen zu können.

Bei anonymer Meldung wird der Kommunikationskanal ebenfalls verwendet, um der meldenden Person Entscheidungen bezüglich der Meldung mitzuteilen. Wird eine Meldung anonym abgegeben, gelten die folgenden Fristen für die Beantwortung über das Whistleblowerportal:

  • Der Eingang der Meldung wird innerhalb von sieben Tagen bestätigt.
  • Eine Prüfung der Meldung wird so bald wie möglich eingeleitet und soll innerhalb von drei Monaten abgeschlossen werden.
  • Die Erkenntnisse aus der Prüfung werden über den anonymen Kommunikationskanal an die meldende Person kommuniziert.
  • In der Regel werden alle Meldungen innerhalb von 90 Tagen ab dem Datum der Einreichung aus dem Whistleblowerportal gelöscht, es sei denn, die Frist wird vom Empfänger manuell verlängert.
  • Die meldende Person kann den Status der Prüfung über das Whistleblowerportal anhand des 16-stelligen Codes einsehen, bis die Meldung aus dem Portal gelöscht wird. Die meldende Person hat jedoch für ein Jahr ab dem Zeitpunkt der Meldung vollen Zugriff.

Die Person, auf die sich die gemeldeten Informationen beziehen.

Sofern keine besonderen, wichtigen und begründeten investigativen Überlegungen vorliegen, wird die Person, auf die sich die gemeldeten Informationen beziehen, benachrichtigt, wenn eine Meldung eingegangen ist und eine Untersuchung eingeleitet wird.

Rechte

Personen, die Informationen gemäß den Bedingungen des Whistleblower-Systems einreichen, werden in der Regel über den Status der Meldung sowie das Ergebnis der anfänglichen Beurteilung sowie die Untersuchung der Behauptungen, sofern eine solche eingeleitet wird, informiert.

Löschung von Daten

Wenn die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems fällt oder wenn die Meldung unbegründet ist, werden die darin enthaltenen personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht.

Personenbezogene Daten werden ebenfalls gelöscht, wenn ihre Speicherung nicht länger erforderlich ist, z. B. nach Abschluss einer Untersuchung.

Meldungen werden im Allgemeinen innerhalb von 90 Tagen ab der Einreichung aus dem Whistleblowerportal gelöscht, es sei denn, die Frist wird vom Empfänger manuell verlängert.

Anderenfalls gelten die allgemeinen Leitlinien zur Löschung von Daten. Wenn die erhobenen Daten eine Disziplinarmaßnahme gegen einen Mitarbeiter zur Folge haben oder wenn es anderweitig relevant oder notwendig ist, die Informationen über den Mitarbeiter weiterhin zu speichern, werden die Informationen in der individuellen Personalakte gespeichert.

Fragen

Alle Fragen betreffend dieses Whistleblower-System können wie folgt an den CEO von Saeby Fish Canners Ltd. gerichtet werden: schriftlich an cbc@saeby.com oder telefonisch unter der Nummer +45 98 46 10 66.

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